En este documento se recogen algunos elementos claves para un Gestor de Órdenes de Trabajo con IoT y que se oponen a la eficiencia y productividad de compañías que servicios se realizan a través de talleres de reparación de maquinaria y vehículos.

La buena noticia es que nos podemos beneficiar de los avances tecnológicos para nuestros negocios sean más productivos.

Introducción

El presente de documento tiene por objetivo, buscar los elementos que, de acuerdo a nuestra experiencia en clientes, nos ha tocado manejar y entender a la hora de obtener eficiencias y productividad en empresas del rubro Mantención y Reparación de Maquinaria y Vehículos.

¿Cuáles son los principales problemas con los que nos hemos encontrado?

• Gestión de Órdenes o Registro de Tiempos/ “Time Recording”

Al momento de planificar las actividades considerando nuestras restricciones de recursos, es la carencia de datos reales (duros), respecto a los tiempos realmente empleados en la ejecución de actividades técnicas.

Ejemplo: El fabricante indica que en sacar un radiador un técnico se demora 4 horas (teórico). Pero, en este ejemplo encontramos una serie de supuestos que no necesariamente se cumplen.

Algunos de los supuestos que en nuestra experiencia no se cumplen:

• Equipos y Maquinarias: Los tiempos se pensaron teniendo una serie de equipos y herramientas “ideales” para realizar el servicio.
• Cultura: Los equipos tienen influencia de la cultura del país o de la empresa donde trabajan que influye en su productividad y la manera de realizar las labores.
• Facilidad de los repuestos: En algunos casos, la logística requerida para tener disponible los repuestos es poco efectiva en cumplir con los cronogramas.
• Tecnologías y Sistemas: La mayoría del proceso “vive” fuera de un sistema de información, razón por la cual hay poco evidencia de los problemas que ocurren y normalmente, hay bastante ineficiencias que son traspasadas al cliente mediante la prestación de un servicio regular.

• Cumplimiento de plazos de entrega a clientes que son proveedores de servicios

Para un cliente, el cual el vehículo o maquinaria, es un activo mediante el cual genera ingresos es de vital importancia, tener el menor tiempo posible el activo detenido o fuera del ciclo productivo.

Por lo cual, para un servicio técnico el cumplimiento en la entrega pasa a ser un aspecto relevante en la lealtad del cliente.

• Informes técnicos del servicio

Normalmente y más cuando los valores del servicio son elevados, el cliente quiere saber qué servicios fueron los que se realizaron y con esto, entender como la factura que paga, permite que su activo cumpla con los requisitos de mantenimiento establecidos por los fabricantes del vehículo o maquinaria, y por ende extiende la vida útil de este.

¿Hay alguna solución dadas estas objeciones?

Con el objetivo de analizar algunas alternativas de solución. Primero, daremos un contexto del proceso general, también plantearemos que puntos del proceso hemos intervenido con éxito usando tecnologías.

El servicio en términos generales tiene las siguientes etapas:

1. Aviso: el cliente solicita el servicio e indica características generales respecto al problema.
2. Cotización: Se le entrega una cotización que tiene en cuenta los tiempos requeridos para la prestación.
3. Orden de Trabajo o Servicio: Se abre una orden con las actividades cotizadas y considerando la lista de operaciones/actividades a realizar.
4. Planificación: En base a los recursos humanos, equipos y disponibilidad de repuestos, se planifica cuando se ejecutará el servicio.
5. Ejecución: Se ejecuta la orden en los talleres correspondientes.
6. Cierre de Orden: El proceso de cierra la orden. Involucra las actividades “Backoffice” tendientes a traspaso de costos a la factura, gestión de gastos por servicios externos, tarificación de los servicios en horarios extras, etc.
7. Entrega: Momento en que se entrega vehículo o maquinaria al cliente.

Puntos de dolor

Recordando los puntos que enumeramos como fuentes de dolores de cabeza para los administradores de talleres:

• Registro de tiempo
• Cumplimiento de plazos de entrega
• Informes técnicos

Alternativas tecnológicas para sistema de Gestión de Órdenes

Para revisar las soluciones tecnológicas que existen en el mercado que solucionen estas dificultades, existen variadas soluciones desde llevar registros manualmente por los supervisores del taller hasta implementar complejos ERPs.

Ahora, habiendo conocido la realidad de algunas compañías es posible analizar que el “servicio”, no es el foco de un ERP, dado que este último está más orientado a la lógica contable de la operación y, por ende, como funcione la operación generalmente no es materia donde exista demasiado interés por resolver.

En el caso de las empresas de menor tamaño, esta función normalmente la desempeñan un supervisor o el mismo dueño, que incluye esta como una de las funciones clave de su quehacer.

1. Tótem

Para poder gestionar un medio de interactuar con los técnicos, se suele recurrir a este tipo de equipos que permitirían ingresar datos y poder revisar algunos reportes.

En este tipo de solución que sería nuestro “supervisor virtual”, el principal inconveniente es que no es fácil lograr la interacción para alguien que tiene guantes o que tiene las manos sucias producto de estar en el medio de una actividad y el otro factor es el costo, si aplicamos algunos estándares de resistencia y durabilidad.

2. Solución Ad-Hoc para un servicio técnico

Basado en el análisis de los GAPs o puntos no cubiertos por un Tótem y no encontrando una solución específica para el problema planteado.

Más las tendencias del mercado en la reducción de los costos basados en tecnologías código abierto “open source” y el hardware abierto “open hardware”, donde lo que se paga es solamente el hardware y no la marca de la empresa que nos entrega el dispositivo. Es que nos aventuramos en diseñar a medida un dispositivo para las necesidades.

Qué funciones del Gestor de Órdenes fueron cubiertas

El siguiente diagrama indica el proceso de negocio para un Gestor de Órdenes de Trabajo con IoT y en el número 2 en diagrama se integró el nuevo dispositivo (Ad-Hoc) y que permitirá cubrir los puntos de dolor expuestos anteriormente.  

Características de la solución con Gestor de Órdenes de Trabajo con IoT:

• Es posible integrar con ERP u otros paquetes de software.
• No tiene teclado para facilitar la operación con los mecánicos y en su lugar se utiliza un lector de códigos de barra.
• La capacidad del taller está determinada por la suma de las horas disponibles de todos los mecánicos del taller. Con esta solución de puede gestionar las horas facturables o productivas y el resto de las horas o no facturables, de tal forma de obtener índices de productividad (KPI) sobre la capacidad y determinar incentivos o poder calcular las necesidades de contrataciones.
• Analizando las detenciones o pausas que se generan una vez iniciada una actividad u operación técnica. Se pueden analizar las causas con lo cual se puede optimizar los procesos de gestión de repuestos, necesidad de comprar mas herramientas o equipos o factores relacionados con el recurso humano.